10 важных дел при организации деловых встреч

Деловая встреча/переговоры - это деловое взаимное общение людей различных должностей и даже организаций с целью достижения совместного решения.

Любой руководитель независимо от ранга проводит не только внутренние совещания и планерки, но и время от времени - деловые встречи, переговоры. И одной из функций секретаря или его помощника является правильная организация таких деловых встреч руководителя.

Деловые встречи могут быть:

- внутренними. Они проводятся среди сотрудников своего учреждения, чаще всего в форме совещаний, планерок. В крупных компаниях, с широкой филиальной сетью встречаются и расширенные встречи, которые проводятся между коллегами центрального офиса и филиалами. Применяются такие виды встреч, как конференции, семинары, дистанционные конференции по видеосвязи;

- внешними. Они проводятся среди нескольких организаций. Как правило, в них участвуют только руководители высшего, а иногда и среднего звена. Форматы таких встреч различны: переговоры, брифинги, форумы, круглые столы и пр.;

- формальными, когда действует определенный протокол таких встреч, повестка дня и даже дресс-код. На таких встречах имеется определенная основная цель - подписание договора, заключение соглашения о намерениях и пр.;

- неформальными, когда общей концепцией встречи является достижение контакта между представителями разных организаций, внутри коллектива, выработка делового доверия участников друг к другу. Как правило, официально-целевой направленности такие встречи не носят. Можно определить эти встречи как знакомство и неформальное общение для облегчения взаимодействия в будущем;

- официальными. Как правило, они являются и формальными встречами с обязательным завершением встречи подписанием каких-либо договоров, деловых бумаг;

- неофициальными. Неофициальные встречи могут оказаться как формальными, так и неформальными.

Также деловые встречи принято подразделять на информативные, консультативные и исполнительные. Первые два вида чаще свойственны для внутренних встреч: информативные - для доведения до подчиненных общей стратегии и направления компании, о введении новых технологий и планов производства и развития; консультативные - для выработки решения по конкретной проблеме. Исполнительные встречи чаще относятся к внешним встречам.

В зависимости от того, к какому виду встречи необходимо подготовиться помощнику руководителя (секретарю, делопроизводителю, протокольному отделу), необходимо будет последовательно совершить несколько важных дел.

1) Определить вид встречи. Подготовке к официальным, формальным, исполнительным, внешним встречам придется уделить намного больше внимания и подготовки.

2) Запланировать встречу. Для этого необходимо определить время и место. Оба этих фактора весьма немаловажны. При этом первостепенность одного фактора перед другим будет различной в зависимости от обстоятельств конкретной встречи. Если встреча предстоит официальная, с участием в ней руководителей предприятий (или внутренняя, с участием руководителей многих филиалов одной организации), с иностранными партнерами, то лучше сначала определить время встречи.

При определении времени встречи будет учитываться много факторов:

- необходимость быстрого решения какой-то проблемы, налаживания связей или заблаговременность встречи перед основными планируемыми событиями. Если встреча планируется для решения какой-то срочной проблемы, то необходимо запланировать ее как можно скорее;

- не предстоят ли какие-либо национальные или общепринятые праздники в планируемый период встречи;

Пример. Так, в России рождественские праздники приходятся после наступления 1 января, а в европейских странах - за неделю до наступления нового года. Таким образом, планирование встречи с иностранными партнерами на конец декабря будет вызывать неудобство для тех, кто проживает в Европе, а на первые две недели января - для представителей российских предприятий.

- как долго и тщательно необходимо готовиться к встрече. От этого зависит минимальный срок подготовки, ранее которого встречу назначить нельзя. Очень многое зависит от того, участвуют ли иностранные партнеры в предстоящей деловой встрече и предстоит ли обмен подарками/сувенирами. Ведь может потребоваться некоторое дополнительное время для изучения обычаев стран-участников с тем, чтобы правильно спланировать стиль поведения с участниками встречи - выходцами из этих стран, безошибочно выбрать и приобрести подарки для них (если планируется их вручение).

Пример. Предстоит встреча руководителей трех предприятий: российского, японского и финского - с обменом деловыми подарками. Это первая встреча с представителями этих стран для российского руководителя. Для того чтобы встреча прошла достойно, без казусов и неприятных моментов, необходимо не только изучить деловые и бытовые обычаи в этих странах, особенности невербального общения в них, но и возможные увлечения руководителей, которые будут на данной встрече (в целях вручения им актуальных подарков со смыслом).

Обратите внимание! Если среди участников встречи есть японцы, необходимо быть очень умеренным и осторожным с проявлениями приветственных или прощальных касаний друг друга: японцам не нравится манера прикасаться друг другу в процессе общения. В Японии рукопожатие не принято и к нему прибегают лишь в исключительных случаях.

Кроме того, определенное время занимает подготовка места встречи, оформление проектов деловых бумаг, согласование их со своими службами, прежде чем они в готовом варианте будут предъявлены участникам встречи;

- какое минимальное и максимальное время планируется отвести на встречу. От этого, равно как и от других факторов, зависит определение времени начала встречи в рамках рабочего и календарного дня. Иногда встречу удобнее назначить на утренние часы. Например, когда требуется от участников встречи ясная голова, внимание и отсутствие усталости. Иногда оправдывает себя стратегия послеобеденной встречи, когда вашему руководителю как приглашающей стороне необходимо получить спокойное, благожелательное отношение участников встречи к предстоящим предложениям. Лучшего времени, кроме как после обеда, и не найти. У вечерних встреч имеется минус в виде усталости, невнимательности участников, подсознательного стремления "отложить решение важного вопроса на потом". Это же свойственно и для пятничных встреч во второй половине дня;

Это интересно. Исходя из изученного материала о биологических часах человека, лучше всего работа мозга и активность человека проявляется с 10 до 12 часов и с 16 до 18 часов, после чего падает. Поэтому именно в перечисленные часы лучше всего назначать важные и даже судьбоносные встречи.

- нет ли уже запланированных встреч на ту же дату или время. Это необходимо уточнить, изучив график встреч руководителя.

При определении места встречи необходимо учесть следующие факторы:

- удобство с точки зрения транспортной доступности и целевой направленности. Так, например, руководителям далеко не всех организаций - участников встреч удобно собираться в загородном клубе в г.Находке или в отеле на Кипре, предназначенном для пляжного отдыха;

- наличие или отсутствие необходимости паритетных начал встречи. Так, если основной целью встречи является подписание важных документов, договоров и при этом встречающая сторона и является самой заинтересованной, а контрагент - излишне осторожным, место встречи желательно определить нейтральное, ни в коем случае не имеющее прямого отношения к встречающей организации. Такие деловые встречи не дают преимуществ никакой из сторон переговоров, сохраняя для них паритетные (равные) возможности.

Обратите внимание! Большинство руководителей предпочитают деловые встречи на своей территории, в стенах своего офиса. Для этого зачастую даже оборудуют конференц-зал или комнату переговоров. Как правило, такой подход создает не только удобство с точки зрения бытовой организации, но и дает руководителю психологическую уверенность в достижении поставленной цели встречи.

3) Внести информацию в график встреч руководителя. Это необходимо, чтобы ничего больше на то же самое время не запланировать, чтобы не произошло случайного наложения событий на один и тот же период времени. Очень важно отразить также и продолжительность встречи - для правильного построения графика дня. Кстати, если организатор встречи - вы (ваша организация), обязательно при приглашении на встречу озвучивайте планируемую продолжительность встречи. Это нужно для тех же целей планирования, а также для правильной и жесткой компоновки течения переговоров на встрече, чтобы не получилось "переливание из пустого в порожнее" два часа кряду.

4) Известить приглашенных. Этот этап предстоит только в том случае, если именно ваша организация является организатором встречи. В приглашении должны быть указаны не только адресат, время и место встречи, но и цель (характер) встречи (что предстоит обсудить) и ее продолжительность. Приглашения рассылаться могут различными способами. Основной и быстрый вид рассылки - по электронной почте. Но для официальных, торжественных, важных и крупных встреч лучше все же использовать бумажный вариант приглашения, подписанного руководителем, с вручением представителю партнера/контрагента через курьера, почту или спецсвязь.

5) Оформить аренду конференц-зала, заказать комнату для переговоров, договориться (заказать) об усиленной уборке - подготовке собственного помещения для переговоров. Данный этап потребуется, если именно ваша организация является приглашающей стороной - инициатором встречи.

6) Подготовить необходимые документы для подписания или отследить их своевременную и качественную подготовку теми, кому это будет поручено руководителем. Понадобиться могут рекламные и информационные буклеты, информационные материалы - в зависимости от цели и формата встречи.

7) Подготовить необходимый расходный материал для канцелярского обеспечения встречи. Если организатор встречи - вы, то необходимо подготовить бумагу, ручки, стикеры, маркеры, проектор, проекционный экран, презентеры, флипчарт, магнитно-маркерную доску и прочее оборудование для деловой встречи. В зависимости от формата встречи участникам может понадобиться как расширенный ассортимент канцелярских принадлежностей, так и просто бумага и ручки. Если вы - приглашенная сторона, данный список будет намного скромнее и будет зависеть от роли вашей организации в переговорах/встрече.

8) Решение иных вопросов обеспечения. Такое может понадобиться, если встреча назначена на нейтральной территории или на встрече будут присутствовать иногородние участники. Секретарю/помощнику руководителя приглашающей стороны может потребоваться решать вопросы с размещением участников в гостинице, прочие вопросы организации их прибытия и убытия по окончании встречи.

9) Отработка образа руководителя для конкретной встречи. Данное поручение помощнику руководителя дается редко. В основном руководитель этим вопросом занимается самостоятельно. Если же проработать образ руководителя поручено его помощнику, то исходить необходимо из вида встречи, места и времени. В большинстве случаев для руководителя-мужчины достаточно стандартного делового костюма с галстуком в безупречном состоянии и чистой обуви. Вечерний вариант выхода для деловых встреч редко используется.

10) Проверка "боеготовности". Накануне встречи помощник/секретарь руководителя проводит контрольные мероприятия:

- С помощью различных средств связи (электронной почты, телефона) напоминает о предстоящей встрече и уточняет участие (у секретарей других участников, если ваша организация - организатор встречи), или секретарь/помощник руководителя просто уточняет время и место и другие детали у организатора, если вы в числе приглашенных.

- Проверяет транспортную готовность: интересуется готовностью автомобиля у начальника гаража, нет ли изменений в расписании поездов/самолетов - при необходимости доставки к месту встречи этими видами транспорта и т.д.

- Готовит полный пакет необходимых документов, канцтоваров, складывает их в папку/портфель.

- Проверяет готовность и оснащенность места встречи, если вы - организатор. За час-два до начала встречи обеспечивает место организации встречи минеральной водой, стаканами, канцелярскими принадлежностями.

Важные нюансы деловой встречи:

1) Опаздывать неприлично и некрасиво. Возьмите за правило так организовывать следование руководителя к месту проведения деловой встречи, чтобы даже в случае пробки или наступления всевозможных транспортных коллапсов руководитель на встречу не опоздал.

2) Перенесение встречи, отказ от нее - неприемлемый вариант взаимодействия. Это возможно только в крайнем случае, при наличии безусловно оправдывающих (извиняющих) факторов - несчастье с близкими людьми, общий траур и пр.

3) Если организатор встречи - вы, не ждите опаздывающих более 2 - 3 минут, если ожидание вообще возможно по протоколу (нет четко установленного времени начала приветственной речи, а на нее выделено 15 минут). Именно это время еще можно определить как вежливое извинение опоздавших. Но не всегда и не везде.

4) Если организатор встречи - вы, назначьте время начала и окончания собрания. Придерживайтесь этого времени. Учтите, что у всех участвующих такие же графики встреч и план работы. Старайтесь не задерживать окончание встречи.

5) Придерживайтесь повестки дня в любом случае: и если вы - организатор, и если - приглашенный. Не стоит выходить за рамки целей и задач встречи, пытаться решить попутные вопросы. Это приемлемо для неформальных встреч. Для деловых, официальных, формальных переговоров это неприемлемо.

6) Если организатор встречи - вы, старайтесь соблюдать правила подачи угощения участникам встречи:

- до начала встречи предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки должен помощник/секретарь;

- в середине встречи - подача чая/кофе возможна только по просьбе руководителя или участника (редкость, но участник может попросить принести воды, если до этого он, например, был докладчиком);

- подача чая/кофе возможна по предварительной договоренности с руководителем через определенное время (например, через час после начала переговоров), без специального запроса на подачу или с запросом;

- обязательно следите за наличием минеральной воды и чистых стаканов в помещении, где проводится встреча. Внезапная нехватка данных предметов (кончились из-за малого количества, например) не лучшим образом отразится на отношении участников встречи к ее организаторам.

Н.В. Пластинина

"Делопроизводство", 2018, N 2
Документ предоставлен КонсультантПлюс


Другие статьи

Как не стать жертвой мошенников при оплате платежными картами
Банковская платежная карта является персонифицированным платежным средством и позволяет ее законному держателю производить оплату товаров, услуг.
15.07.2019 Читать далее
Работа бизнеса с самозанятыми лицами
Не так давно шумели в обществе бурные дискуссии о налоге на профессиональный доход. С легкой руки средств массовой информации он стал называться налогом на самозанятых. За короткий срок ему было посвящено большое количество публикаций в различных изданиях и Интернете.
28.06.2019 Читать далее