10 важных дел при организации деловых встреч

Деловая встреча/переговоры - это деловое взаимное общение людей различных должностей и даже организаций с целью достижения совместного решения.

Любой руководитель независимо от ранга проводит не только внутренние совещания и планерки, но и время от времени - деловые встречи, переговоры. И одной из функций секретаря или его помощника является правильная организация таких деловых встреч руководителя.

Деловые встречи могут быть:

- внутренними. Они проводятся среди сотрудников своего учреждения, чаще всего в форме совещаний, планерок. В крупных компаниях, с широкой филиальной сетью встречаются и расширенные встречи, которые проводятся между коллегами центрального офиса и филиалами. Применяются такие виды встреч, как конференции, семинары, дистанционные конференции по видеосвязи;

- внешними. Они проводятся среди нескольких организаций. Как правило, в них участвуют только руководители высшего, а иногда и среднего звена. Форматы таких встреч различны: переговоры, брифинги, форумы, круглые столы и пр.;

- формальными, когда действует определенный протокол таких встреч, повестка дня и даже дресс-код. На таких встречах имеется определенная основная цель - подписание договора, заключение соглашения о намерениях и пр.;

- неформальными, когда общей концепцией встречи является достижение контакта между представителями разных организаций, внутри коллектива, выработка делового доверия участников друг к другу. Как правило, официально-целевой направленности такие встречи не носят. Можно определить эти встречи как знакомство и неформальное общение для облегчения взаимодействия в будущем;

- официальными. Как правило, они являются и формальными встречами с обязательным завершением встречи подписанием каких-либо договоров, деловых бумаг;

- неофициальными. Неофициальные встречи могут оказаться как формальными, так и неформальными.

Также деловые встречи принято подразделять на информативные, консультативные и исполнительные. Первые два вида чаще свойственны для внутренних встреч: информативные - для доведения до подчиненных общей стратегии и направления компании, о введении новых технологий и планов производства и развития; консультативные - для выработки решения по конкретной проблеме. Исполнительные встречи чаще относятся к внешним встречам.

В зависимости от того, к какому виду встречи необходимо подготовиться помощнику руководителя (секретарю, делопроизводителю, протокольному отделу), необходимо будет последовательно совершить несколько важных дел.

1) Определить вид встречи. Подготовке к официальным, формальным, исполнительным, внешним встречам придется уделить намного больше внимания и подготовки.

2) Запланировать встречу. Для этого необходимо определить время и место. Оба этих фактора весьма немаловажны. При этом первостепенность одного фактора перед другим будет различной в зависимости от обстоятельств конкретной встречи. Если встреча предстоит официальная, с участием в ней руководителей предприятий (или внутренняя, с участием руководителей многих филиалов одной организации), с иностранными партнерами, то лучше сначала определить время встречи.

При определении времени встречи будет учитываться много факторов:

- необходимость быстрого решения какой-то проблемы, налаживания связей или заблаговременность встречи перед основными планируемыми событиями. Если встреча планируется для решения какой-то срочной проблемы, то необходимо запланировать ее как можно скорее;

- не предстоят ли какие-либо национальные или общепринятые праздники в планируемый период встречи;

Пример. Так, в России рождественские праздники приходятся после наступления 1 января, а в европейских странах - за неделю до наступления нового года. Таким образом, планирование встречи с иностранными партнерами на конец декабря будет вызывать неудобство для тех, кто проживает в Европе, а на первые две недели января - для представителей российских предприятий.

- как долго и тщательно необходимо готовиться к встрече. От этого зависит минимальный срок подготовки, ранее которого встречу назначить нельзя. Очень многое зависит от того, участвуют ли иностранные партнеры в предстоящей деловой встрече и предстоит ли обмен подарками/сувенирами. Ведь может потребоваться некоторое дополнительное время для изучения обычаев стран-участников с тем, чтобы правильно спланировать стиль поведения с участниками встречи - выходцами из этих стран, безошибочно выбрать и приобрести подарки для них (если планируется их вручение).

Пример. Предстоит встреча руководителей трех предприятий: российского, японского и финского - с обменом деловыми подарками. Это первая встреча с представителями этих стран для российского руководителя. Для того чтобы встреча прошла достойно, без казусов и неприятных моментов, необходимо не только изучить деловые и бытовые обычаи в этих странах, особенности невербального общения в них, но и возможные увлечения руководителей, которые будут на данной встрече (в целях вручения им актуальных подарков со смыслом).

Обратите внимание! Если среди участников встречи есть японцы, необходимо быть очень умеренным и осторожным с проявлениями приветственных или прощальных касаний друг друга: японцам не нравится манера прикасаться друг другу в процессе общения. В Японии рукопожатие не принято и к нему прибегают лишь в исключительных случаях.

Кроме того, определенное время занимает подготовка места встречи, оформление проектов деловых бумаг, согласование их со своими службами, прежде чем они в готовом варианте будут предъявлены участникам встречи;

- какое минимальное и максимальное время планируется отвести на встречу. От этого, равно как и от других факторов, зависит определение времени начала встречи в рамках рабочего и календарного дня. Иногда встречу удобнее назначить на утренние часы. Например, когда требуется от участников встречи ясная голова, внимание и отсутствие усталости. Иногда оправдывает себя стратегия послеобеденной встречи, когда вашему руководителю как приглашающей стороне необходимо получить спокойное, благожелательное отношение участников встречи к предстоящим предложениям. Лучшего времени, кроме как после обеда, и не найти. У вечерних встреч имеется минус в виде усталости, невнимательности участников, подсознательного стремления "отложить решение важного вопроса на потом". Это же свойственно и для пятничных встреч во второй половине дня;

Это интересно. Исходя из изученного материала о биологических часах человека, лучше всего работа мозга и активность человека проявляется с 10 до 12 часов и с 16 до 18 часов, после чего падает. Поэтому именно в перечисленные часы лучше всего назначать важные и даже судьбоносные встречи.

- нет ли уже запланированных встреч на ту же дату или время. Это необходимо уточнить, изучив график встреч руководителя.

При определении места встречи необходимо учесть следующие факторы:

- удобство с точки зрения транспортной доступности и целевой направленности. Так, например, руководителям далеко не всех организаций - участников встреч удобно собираться в загородном клубе в г.Находке или в отеле на Кипре, предназначенном для пляжного отдыха;

- наличие или отсутствие необходимости паритетных начал встречи. Так, если основной целью встречи является подписание важных документов, договоров и при этом встречающая сторона и является самой заинтересованной, а контрагент - излишне осторожным, место встречи желательно определить нейтральное, ни в коем случае не имеющее прямого отношения к встречающей организации. Такие деловые встречи не дают преимуществ никакой из сторон переговоров, сохраняя для них паритетные (равные) возможности.

Обратите внимание! Большинство руководителей предпочитают деловые встречи на своей территории, в стенах своего офиса. Для этого зачастую даже оборудуют конференц-зал или комнату переговоров. Как правило, такой подход создает не только удобство с точки зрения бытовой организации, но и дает руководителю психологическую уверенность в достижении поставленной цели встречи.

3) Внести информацию в график встреч руководителя. Это необходимо, чтобы ничего больше на то же самое время не запланировать, чтобы не произошло случайного наложения событий на один и тот же период времени. Очень важно отразить также и продолжительность встречи - для правильного построения графика дня. Кстати, если организатор встречи - вы (ваша организация), обязательно при приглашении на встречу озвучивайте планируемую продолжительность встречи. Это нужно для тех же целей планирования, а также для правильной и жесткой компоновки течения переговоров на встрече, чтобы не получилось "переливание из пустого в порожнее" два часа кряду.

4) Известить приглашенных. Этот этап предстоит только в том случае, если именно ваша организация является организатором встречи. В приглашении должны быть указаны не только адресат, время и место встречи, но и цель (характер) встречи (что предстоит обсудить) и ее продолжительность. Приглашения рассылаться могут различными способами. Основной и быстрый вид рассылки - по электронной почте. Но для официальных, торжественных, важных и крупных встреч лучше все же использовать бумажный вариант приглашения, подписанного руководителем, с вручением представителю партнера/контрагента через курьера, почту или спецсвязь.

5) Оформить аренду конференц-зала, заказать комнату для переговоров, договориться (заказать) об усиленной уборке - подготовке собственного помещения для переговоров. Данный этап потребуется, если именно ваша организация является приглашающей стороной - инициатором встречи.

6) Подготовить необходимые документы для подписания или отследить их своевременную и качественную подготовку теми, кому это будет поручено руководителем. Понадобиться могут рекламные и информационные буклеты, информационные материалы - в зависимости от цели и формата встречи.

7) Подготовить необходимый расходный материал для канцелярского обеспечения встречи. Если организатор встречи - вы, то необходимо подготовить бумагу, ручки, стикеры, маркеры, проектор, проекционный экран, презентеры, флипчарт, магнитно-маркерную доску и прочее оборудование для деловой встречи. В зависимости от формата встречи участникам может понадобиться как расширенный ассортимент канцелярских принадлежностей, так и просто бумага и ручки. Если вы - приглашенная сторона, данный список будет намного скромнее и будет зависеть от роли вашей организации в переговорах/встрече.

8) Решение иных вопросов обеспечения. Такое может понадобиться, если встреча назначена на нейтральной территории или на встрече будут присутствовать иногородние участники. Секретарю/помощнику руководителя приглашающей стороны может потребоваться решать вопросы с размещением участников в гостинице, прочие вопросы организации их прибытия и убытия по окончании встречи.

9) Отработка образа руководителя для конкретной встречи. Данное поручение помощнику руководителя дается редко. В основном руководитель этим вопросом занимается самостоятельно. Если же проработать образ руководителя поручено его помощнику, то исходить необходимо из вида встречи, места и времени. В большинстве случаев для руководителя-мужчины достаточно стандартного делового костюма с галстуком в безупречном состоянии и чистой обуви. Вечерний вариант выхода для деловых встреч редко используется.

10) Проверка "боеготовности". Накануне встречи помощник/секретарь руководителя проводит контрольные мероприятия:

- С помощью различных средств связи (электронной почты, телефона) напоминает о предстоящей встрече и уточняет участие (у секретарей других участников, если ваша организация - организатор встречи), или секретарь/помощник руководителя просто уточняет время и место и другие детали у организатора, если вы в числе приглашенных.

- Проверяет транспортную готовность: интересуется готовностью автомобиля у начальника гаража, нет ли изменений в расписании поездов/самолетов - при необходимости доставки к месту встречи этими видами транспорта и т.д.

- Готовит полный пакет необходимых документов, канцтоваров, складывает их в папку/портфель.

- Проверяет готовность и оснащенность места встречи, если вы - организатор. За час-два до начала встречи обеспечивает место организации встречи минеральной водой, стаканами, канцелярскими принадлежностями.

Важные нюансы деловой встречи:

1) Опаздывать неприлично и некрасиво. Возьмите за правило так организовывать следование руководителя к месту проведения деловой встречи, чтобы даже в случае пробки или наступления всевозможных транспортных коллапсов руководитель на встречу не опоздал.

2) Перенесение встречи, отказ от нее - неприемлемый вариант взаимодействия. Это возможно только в крайнем случае, при наличии безусловно оправдывающих (извиняющих) факторов - несчастье с близкими людьми, общий траур и пр.

3) Если организатор встречи - вы, не ждите опаздывающих более 2 - 3 минут, если ожидание вообще возможно по протоколу (нет четко установленного времени начала приветственной речи, а на нее выделено 15 минут). Именно это время еще можно определить как вежливое извинение опоздавших. Но не всегда и не везде.

4) Если организатор встречи - вы, назначьте время начала и окончания собрания. Придерживайтесь этого времени. Учтите, что у всех участвующих такие же графики встреч и план работы. Старайтесь не задерживать окончание встречи.

5) Придерживайтесь повестки дня в любом случае: и если вы - организатор, и если - приглашенный. Не стоит выходить за рамки целей и задач встречи, пытаться решить попутные вопросы. Это приемлемо для неформальных встреч. Для деловых, официальных, формальных переговоров это неприемлемо.

6) Если организатор встречи - вы, старайтесь соблюдать правила подачи угощения участникам встречи:

- до начала встречи предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки должен помощник/секретарь;

- в середине встречи - подача чая/кофе возможна только по просьбе руководителя или участника (редкость, но участник может попросить принести воды, если до этого он, например, был докладчиком);

- подача чая/кофе возможна по предварительной договоренности с руководителем через определенное время (например, через час после начала переговоров), без специального запроса на подачу или с запросом;

- обязательно следите за наличием минеральной воды и чистых стаканов в помещении, где проводится встреча. Внезапная нехватка данных предметов (кончились из-за малого количества, например) не лучшим образом отразится на отношении участников встречи к ее организаторам.

Н.В. Пластинина

"Делопроизводство", 2018, N 2
Документ предоставлен КонсультантПлюс


Другие статьи

Регламент работы Линии Консультации
Разработан новый регламент работы Линии Консультации ГК "РайТ"
02.04.2020 Читать далее
Как не стать жертвой мошенников при оплате платежными картами
Банковская платежная карта является персонифицированным платежным средством и позволяет ее законному держателю производить оплату товаров, услуг.
15.07.2019 Читать далее