|
|
|
Ответ Эксперта Линии консультаций по закупкам |
Добрый день!
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Бумажный контракт на аренду нежилого помещения, заключенный по 44-ФЗ (как правило, с единственным поставщиком по п. 32 ч. 1 ст. 93), вы обязаны хранить не менее 5 лет после окончания срока его действия.
В отношении контрактов целесообразно придерживаться следующего подхода. Храните их не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним (но не менее шести лет с момента начала закупки). После истечения срока хранения контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ч. 15 ст. 4 Закона N 44-ФЗ, ст. 224 Перечня N 236).
При этом необходимо соблюдать важное глобальное ограничение: общий срок хранения документов по закупке должен составлять не менее 6 лет с момента её начала (ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ).
15. Информация и документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, формируемые и составляемые заказчиком (за исключением формируемых и размещаемых в единой информационной системе и (или) на электронной площадке, специализированной электронной площадке), а также полученные заказчиком при определении в соответствии с настоящим Федеральным законом начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, начальной суммы цен указанных единиц, максимального значения цены контракта, при обосновании (за исключением включаемых в контракт в качестве обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), в соответствии с частью 4 статьи 93 настоящего Федерального закона) таких начальной (максимальной) цены, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, хранятся заказчиком не менее шести лет с момента начала закупки.
(часть 15 введена Федеральным законом от 02.07.2021 N 360-ФЗ)
Обоснование:
Ниже приведены детализированные правила и перечень сопутствующих документов.
Сводная таблица сроков хранения
|
Документ |
Срок хранения |
Точка отсчета |
Основание |
|
Сам контракт (договор аренды) |
Не менее 5 лет (но общая длительность с момента начала закупки — не менее 6 лет) |
С даты прекращения действия контракта / исполнения обязательств |
п. 224 Перечня Росархива (Приказ № 236) |
|
Обоснование НМЦК / цены контракта (коммерческие предложения, расчеты, если применимо) |
Не менее 6 лет |
С даты начала закупки |
ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ |
|
Документы о приемке (акты приема-передачи, счета-фактуры) |
5 лет |
С 1 января года, следующего за годом прекращения действия договора |
ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
Важные нюансы при расчете срока:
- Правило перекрытия сроков: Если контракт на аренду был заключен сроком на 11 месяцев и успешно исполнен, то 5 лет с момента окончания его действия закончатся быстрее, чем 6 лет с момента начала закупки. В этом случае вы обязаны держать бумажный документ у себя все 6 лет от даты начала закупки. Если аренда была долгосрочной (например, на 3-5 лет), то контракт уничтожается строго через 5 лет после ее завершения.
- Особый статус аренды: В стандартной практике Росархива обычные договоры аренды недвижимости часто требуют хранить постоянно. Однако в отношении контрактов, заключенных в рамках регулируемых закупок по 44-ФЗ, действует специальная норма — 5 лет (п. 224 Приказа Росархива № 236).
- Что делать по истечении срока: По прошествии указанного времени документы нельзя просто выбросить. В организации должна быть созвана экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которая проверяет документы и составляет официальный Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Только после этого бумажный контракт утилизирует
Подборка:
1.Готовое решение: Какой срок установлен для хранения документов о закупках по Закону N 44-ФЗ (КонсультантПлюс, 2026)
