|
|
 |
|
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Полагаем, что нет, специальный приказ именно об отправке SMS-уведомлений не является обязательным условием для признания расходов в налоговом учете. Однако организация должна документально подтвердить, что SMS-рассылка является элементом функционирования системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), необходима для исполнения трудового законодательства и экономически оправдана.
Данная позиция является личным мнением эксперта и носит разъяснительный и рекомендательный характер.
Обоснование:
1. Общие требования к признанию расходов
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расход признается при одновременном соблюдении условий:
экономическая обоснованность;
документальное подтверждение;
направленность на получение дохода (осуществление деятельности, направленной на получение дохода).
НК РФ не устанавливает обязанность оформлять отдельный приказ на каждую хозяйственную операцию или отдельный вид расходов.
2. Применение КЭДО
Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируется:
ст. 22.1–22.3 ТК РФ;
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Если организация использует собственную информационную систему, порядок ее применения должен быть определен локальными нормативными актами работодателя.
При этом законодательство не содержит требования, что использование именно SMS-уведомлений должно быть закреплено отдельным приказом.
Нужен ли отдельный приказ на SMS?
Нет, если:
порядок работы КЭДО установлен локальным нормативным актом;
SMS являются техническим способом информирования работника о поступлении документа;
необходимость SMS предусмотрена технической документацией системы либо регламентом КЭДО.
Отдельный приказ может быть оформлен, но это является дополнительной мерой внутреннего контроля, а не обязательным условием для налогового учета.
Желательно закрепить во внутренних документах
Наиболее безопасно предусмотреть в одном из документов:
Положение о КЭДО;
Положение об использовании информационной системы;
Регламент работы приложения;
Положение об электронном взаимодействии с работниками.
В документе желательно указать:
что при поступлении документа автоматически направляется SMS;
цель уведомления — своевременное ознакомление работника;
что расходы на SMS являются частью эксплуатации системы КЭДО.
Такое оформление позволит подтвердить экономическую оправданность расходов по ст. 252 НК РФ.
Какие документы желательно иметь для признания расходов
Для налогового учета рекомендуется сформировать следующий комплект:
1. локальный нормативный акт о применении КЭДО;
2. положение (регламент) работы приложения;
3. документы о подключении работников к КЭДО;
4. договор с оператором SMS-рассылки либо оператором связи;
5. акты оказанных услуг;
6. счета и счета-фактуры (если предъявляется НДС);
7. детализацию оказанных услуг (при наличии);
8. документы, подтверждающие оплату;
9. техническое описание работы системы (при наличии);
10. при необходимости — приказ о вводе системы КЭДО в эксплуатацию.
Вывод
Для признания расходов на SMS-уведомления не требуется обязательного отдельного приказа об их отправке. Достаточно, чтобы:
использование КЭДО было оформлено в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ;
расходы соответствовали требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ;
имелись договоры, первичные документы и подтверждение оказания услуг;
из локальных актов или регламента следовало, что SMS-уведомления являются частью функционирования системы КЭДО и используются для исполнения работодателем обязанностей по электронному кадровому документообороту.
С точки зрения налоговых рисков рекомендуется закрепить механизм SMS-уведомлений в положении о КЭДО или ином локальном нормативном акте, хотя прямой обязанности делать это законодательство не устанавливает.
По вопросу КЭДО и SMS-уведомлений специальных писем Минфина или ФНС не существует. Официальные разъяснения касаются общих требований к документальному подтверждению расходов и использованию электронных документов.
Можно сослаться на следующие действующие письма:
1. Письмо Минфина России от 03.07.2024 № 03-03-06/1/61871 — подтверждает, что для признания расходов должны соблюдаться требования п. 1 ст. 252 НК РФ: экономическая обоснованность, документальное подтверждение и связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
2. Письмо Минфина России от 04.10.2022 № 03-03-06/1/95482 — электронные документы, оформленные в соответствии с законодательством и подписанные электронной подписью, могут подтверждать расходы для целей налога на прибыль.
3. Письмо Минфина России от 11.01.2021 № 03-03-06/1/42 — подтверждает возможность документального подтверждения расходов электронными документами, подписанными электронной подписью.
4. Письмо Минфина России от 13.05.2020 № 03-03-06/2/38724 — разъясняет, что расходы подтверждаются первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, в том числе в электронной форме.
5. Письмо Минфина России от 21.05.2019 № 03-03-06/1/36734 — все расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ; перечень подтверждающих документов НК РФ не устанавливает.
6. Письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987@ — подтверждает, что расходы могут подтверждаться документами, отвечающими требованиям законодательства, и напоминает о критериях ст. 252 НК РФ.
Подборка
