|
|
|
|
Добрый день!
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Полагаем, что с момента утверждения ранее действовавшего Перечня согласно п. 377 "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) {КонсультантПлюс}.
В общем случае необходимость ведения личных дел работников определяется организацией самостоятельно.
Перечень документов, которые должны храниться в личном деле, устанавливается работодателем в локальном нормативном акте. В него включается документация, которая прямо относится к трудовой деятельности работника, включая дополнительные соглашения к трудовому договору.
При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Так, в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
Обоснование:
Как правило, в личном деле работников хранятся документы (их копии), прямо относящиеся к их трудовой деятельности, представляемые ими работодателю в силу требований нормативных правовых актов или оформляемые на месте работы.
|
Обязанность по ведению личных дел работников |
Нормативными правовыми актами установлена обязанность по ведению личных дел, в частности, в отношении государственных и муниципальных служащих, в отношении военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе").
Также личные дела ведутся, в частности, на работников организаций, созданных для выполнения определенных задач (например, п. 19 Порядка, утв. Приказом Минприроды России от 29.10.2020 N 867, п. 20 Положения, утв. Приказом ФАДН России от 13.07.2020 N 95).
Таким образом, в общем случае организации могут самостоятельно решить вопрос о необходимости ведения личных дел работников, так как соответствующей обязанности в отношении всех организаций ТК РФ и иными нормативными правовыми актами не установлено.
При этом организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе личных дел работников, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
Так, в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством РФ, иных работников - локальными нормативными актами организации. Срок хранения личных дел - 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, ст. 445 Перечня, Сноски N N 1, 2, 3 к Перечню, п. п. 4.8 - 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
|
Общий состав личных дел работников |
Поскольку личные дела имеют длительный срок хранения, в них не рекомендуется включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения. К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.
Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся, в частности:
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
трудовой договор;
-- приказ о приеме на работу (в случае его издания работодателем);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.
В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).
Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (пп. "ж" п. 49 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила)).
На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.
Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 12 Правил).
В общем случае архив организации комплектуется документами Архивного фонда РФ, документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (п. 34 Правил).
Отметим, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:
- медицинская книжка, оформленная на бумажном носителе;
- копии документов об образовании;
- аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
- справки об отсутствии или наличии судимости;
- характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.
Вместе с тем одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле (см., например, вопрос "Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?").
Само согласие на обработку персональных данных должно храниться в течение трех лет после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором (ст. 441 Перечня).
Конкретный срок действия согласия на обработку персональных данных Законом N 152-ФЗ не установлен, но он должен быть указан в самом согласии и соответствовать целям обработки персональных данных. Он может ограничиваться (ч. 2 ст. 5, п. 8 ч. 4 ст. 9, ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ, Решение Пятигорского городского суда Ставропольского края от 28.05.2014 по делу N 12-80/14):
- сроком действия трудового договора;
- моментом, когда будет достигнута цель обработки персональных данных.
Кроме того, указанное согласие может быть отозвано (ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).
Соответственно, согласие может заканчиваться моментом востребования субъекта персональных данных - письменным отзывом в произвольной форме (см., например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2018 N 13АП-15087/2018 по делу N А42-3045/2017).
При этом стоит учитывать, что при наличии установленных законодательством оснований по достижении цели обработки персональных данных или в случае отзыва согласия обработка персональных данных оператором может быть продолжена (ч. 2 ст. 9, ч. 4, 5 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).
Учитывая, что согласие на обработку персональных данных может иметь как короткий, так и длительный срок действия, полагаем, что согласие может храниться как отдельно, так и в личном деле работника.
Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1, 1.1 или ч. 2, 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
