ТОП интересных вопросов Линии консультаций (24.05.2022)

	От нашего пользователя поступил вопрос: Какие существуют риски для организации, если заказчик оплатил работы в полном объеме, но НЕ ПОДПИСЫВАЕТ ни договор, ни закрывающие документы.
	Ответ Эксперта Линии консультаций по юридическим вопросам Ляйс Оксаны

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее: 

Полагаем, что в данном случае рисков не возникнет, если у Вас будут доказательства своевременного отправления на подпись Заказчику первичных документов (например, для предоставления документов при налоговой проверке). 

В связи с этим рекомендуем Вам: 

- отправить договора и закрывающие документы заказным письмом с уведомлением и описью по юридическому адресу Заказчика либо курьером. 

- связаться с Заказчиком по телефону, электронной почте и выяснить причины задержки подписания документов и потребовать подписать их. 

- в крайнем случае неподписания документов контрагентом можно обратиться в суд с требованием принять работы и подписать приложенные документы. 

Обоснование: 

К документам бухгалтерского учета относят первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни: хозяйственная операция, сделка и др. (ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Можно составлять один документ по нескольким связанным фактам хозяйственной жизни (пп. "а" п. 9 ФСБУ 27 /2021). Например, путевой лист грузового автомобиля предназначен для того, чтобы оформить перевозку груза, рассчитать заработную плату водителю за время перевозки, определить количество топлива, использованного при перевозке.

В качестве первичных учетных документов вы можете использовать документы, составленные в процессе деятельности организации. К ним относятся гражданско-правовые договоры с контрагентами, приказы о приеме на работу или об увольнении, кассовые чеки, авансовые отчеты и др. Важно, чтобы эти документы удовлетворяли всем требованиям к содержанию и оформлению первичных учетных документов.

Формы первичных учетных документов, применяемые в организации, определяет руководитель. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Формы первичных учетных документов вы можете разработать самостоятельно или использовать унифицированные.

Составьте первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни. Если это невозможно - сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Оформляйте таким образом (пп. "б" п. 9 ФСБУ 27/2021):

-длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и т.п.;

-повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.

Обязательными являются формы первичных учетных документов, утвержденные уполномоченными органами в соответствии с законодательством. В их числе некоторые формы учета кассовых операций и транспортная накладная. 

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. К ним относятся, в частности:

1)наименование документа;

2)дата составления документа, то есть дата его подписания (пп. "а" п. 8 ФСБУ 27/2021).

Помимо этой даты надо указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются (пп. "б" п. 8 ФСБУ 27/2021);

3)наименование организации, составившей документ;

4)содержание факта хозяйственной жизни.

Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то приведите содержание всех этих фактов (пп. "а" п. 9 ФСБУ 27/2021).

Если первичный учетный документ составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, укажите на этот оправдательный документ (пп. "в" п. 8 ФСБУ 27/2021).

В первичный учетный документ можно включать дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021).

Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные учетные документы, устанавливает руководитель организации (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Составить первичный учетный документ вы можете как в бумажной, так и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Если вы создаете документы на бумажном носителе, записи в них производите средствами, которые обеспечивают сохранность записей в течение установленного срока хранения документов (п. 13 ФСБУ 27/2021). Это могут быть чернила, шариковая ручка.

При составлении документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность изготовления их копий на бумажном носителе. Электронные документы подписывайте электронной подписью с учетом требований Закона об электронной подписи. Виды электронных подписей согласуйте с другими участниками электронного взаимодействия (п. п. 14, 17 ФСБУ 27/2021).

В общем случае первичные учетные документы составляются на русском языке. Документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение - ситуация, когда организация ведет деятельность в иностранном государстве и по его законодательству документы составляются на ее языке. В этом случае построчно переводится только регистр (п. п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

Своевременно оформить первичные учетные документы, передать их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, обеспечить достоверность содержащихся в них данных должны те, кто составил и подписал данные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

За несоблюдение названных требований организацию и ее руководителя могут привлечь к ответственности. 

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, необходимо своевременно регистрировать и накапливать в регистрах бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете). Регистрация факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете считается своевременной, если она обеспечила включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял данный факт, в бухгалтерскую отчетность организации (п. п. 1, 4 Рекомендации Р-115/2020-КпР "Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни").

Поэтому данные первичных учетных документов отражают в регистрах бухгалтерского учета по дате совершения факта хозяйственной жизни, а не по дате составления или получения документа (п. 1 Рекомендации Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам"). Эта дата обязательно должна быть указана в первичном документе в случае отличия даты составления от даты совершения (пп. "б" п. 8 ФСБУ 27/2021, п. 2 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33).

В связи с этим, если имел место факт хозяйственной жизни, а первичный учетный документ составлен или получен с опозданием, то поступайте следующим образом:

1. Если первичный учетный документ составлен или получен после окончания отчетного периода, в котором имел место факт хозяйственной жизни, но до даты составления отчетности за указанный период, то данные такого документа, подтверждающие поступление материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг, в обычном порядке отразите в бухгалтерском учете этого периода (п. 2 Рекомендации Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам").

2. Если первичный учетный документ не получен на момент составления отчетности за период, в котором имел место факт хозяйственной жизни, то отразите этот факт в учете на основании самостоятельно составленного внутреннего первичного учетного документа. Этот документ будет подписан только уполномоченным (уполномоченными) лицом (лицами) организации и не будет содержать подписей лиц со стороны контрагента (п. 3 Рекомендации Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам"). Таким документом может быть бухгалтерская справка, бухгалтерская справка-расчет, акт о приеме материальных ценностей и т.п.

В этом случае вы также в обычном порядке отражаете в бухгалтерском учете поступление материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ, а их стоимостную оценку определяете на основании имеющихся документов или известных данных, например, согласно договору или исходя из стоимости прошлой поставки аналогичных ценностей (работ, услуг).

В исключительных случаях факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете можно отразить на основании скан-образа первичного учетного документа (Письма Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-07/38785, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068, от 22.04.2020 N 03-01-10/32570).

В дальнейшем, если при получении первичного учетного документа выяснилось, что его данные не совпадают с теми, которые вы отразили в учете, необходимо внести соответствующие корректировки в бухгалтерский учет. Такие корректировки не являются исправлением допущенной ошибки, и к ним не применяются правила ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности". Они обусловлены появлением новой информации, которая не была доступна организации ранее, и признаются в учете как изменение оценочных значений (п. 2 ПБУ 21/2008 "Изменения оценочных значений", п. 3 Рекомендации Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам").

Корректировочные записи зависят от того, когда получены первичные учетные документы:

-если документы вы получили до даты подписания годовой бухгалтерской отчетности за период, в котором имел место факт хозяйственной жизни, то отразите это в бухгалтерском учете как событие после отчетной даты: заключительными оборотами отчетного периода (п. 9 ПБУ 7/98 "События после отчетной даты"). Вы можете сторнировать ранее сделанные записи и затем отразить правильные данные либо сделать записи только на суммы корректировок;

-если документы получены после даты подписания годовой бухгалтерской отчетности, то в общем случае отразите прибыль или убыток прошлых лет, выявленные в отчетном году. Величину корректировки суммы по полученному документу по сравнению с суммой, отраженной в учете, отнесите (п. 4 ПБУ 21/2008):

-на прочие расходы - если сумма расхода и задолженности перед контрагентом увеличились;

-прочие доходы - если сумма расхода и задолженность перед контрагентом уменьшились.

Если же факт хозяйственной жизни, отраженный ранее в учете и требующий корректировки, не участвовал в формировании прибыли (убытка) отчетного года (например, отражены затраты на капитальные вложения или приобретены товары, которые еще не реализованы), то в этом случае скорректируйте стоимость принятых к учету активов, уточните расчеты с поставщиком и сумму НДС, подлежащую вычету. Рекомендуем в этом случае не признавать доходы и расходы в равных суммах, а сделать по счетам прямые или сторнировочные корректирующие записи.

Бухгалтерские записи при получении первичных документов после даты подписания годовой бухгалтерской отчетности могут быть такие: 

Если с опозданием получены первичные учетные документы на поступление сырья, материалов, товаров или иных запасов, то корректировочные записи могут быть сложнее и зависеть не только от даты поступления документа, но и от того, отпущены ли сырье и материалы в производство, реализована ли готовая продукция (товары) и т.д. 

Руководитель должен организовать документооборот так, чтобы он обеспечивал (п. п. 28, 29 ФСБУ 27/2021):

-своевременное отражение в бухгалтерском учете объектов учета, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации данных в регистрах бухучета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;

-предотвращение несанкционированного доступа к документам бухучета.

ФСБУ 27/2021 не устанавливает, в частности, процедуру проверки первичных учетных документов в бухгалтерии, требования к разработке и оформлению графика документооборота. Вместе с тем руководитель может принять решение о составлении такого графика, предусмотрев в нем ответственного за проверку и ее срок. Это следует из пп. "в" п. 11 Информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33.

График документооборота вы можете оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике документооборота предусмотрите, как минимум, следующую информацию:

-ответственного за составление документа и срок его составления;

-количество экземпляров составляемого документа;

-ответственного за проверку документа и срок проверки;

-ответственного за обработку документа и срок обработки;

-ответственного за передачу документа в архив и срок передачи.

Налоговая ответственность предусмотрена за отсутствие первичных документов, регистров бухучета, систематическое несвоевременное или неправильное отражение фактов хозяйственной жизни в бухучете. Это грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

-10 000 руб. - если нарушение совершено в одном налоговом периоде и не привело к занижению налоговой базы (базы для начисления страховых взносов);

-30 000 руб. - если нарушение совершено в двух и более налоговых периодах и не привело к занижению налоговой базы (базы для начисления страховых взносов);

-20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 руб. - если нарушение повлекло занижение налоговой базы (базы для начисления страховых взносов).

Административная ответственность предусмотрена за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. За это предусмотрены (ст. 15.11 КоАП РФ):

-штраф от 5 000 до 10 000 руб.;

-штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет - если правонарушение совершено повторно.

К ответственности могут привлечь директора, главного бухгалтера или иное должностное лицо организации. Это зависит от того, кто был ответственным за ведение бухучета и отражение операции, данные которой оказались искажены.

Не привлекут к ответственности лицо, которое обязано вести бухучет, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по его ведению, если показатели бухгалтерской отчетности исказились из-за того, что третьи лица (примечание 1.1 к ст. 15.11 КоАП РФ):

составили первичные учетные документы, не соответствующие фактам хозяйственной жизни;

не передали или несвоевременно передали первичные документы. 

Подборка: 

См. Готовое решение: Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021 (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}

Скачать подборку документов