Расходы на гостиницу подтвердит счет на оплату, чек ККТ или другой платежный документ. НДС можно принять к вычету только по счету-фактуре (Письмо Минфина от 26.02.2020 N 03-07-09/13555).
Форма гостиничного счета законодательно не утверждена. При этом гостиничный счет, который подтверждает проживание, должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа и соответствовать требованиям, предъявляемым к БСО.
Обоснование
Согласно Постановлению Правительства от 01.03.2023 г. № 329, вступившего в силу 10 марта 2023 года, необходимо предоставить официальный договор с отелем, а также чек или талон на бланке строгой отчетности о внесении определенной суммы. В них обязательно должно отражаться, сколько дней было оплачено и в каком объеме.
Гостиница должна выдать документ, подтверждающий проживание. Таким документом может быть акт об оказании услуг или счет, подтверждающий бронь и проживание.
Расходы на проживание
Расходы на гостиницу подтвердит счет на оплату, чек ККТ или другой платежный документ. НДС можно принять к вычету только по счету-фактуре (Письмо Минфина от 26.02.2020 N 03-07-09/13555).
Возмещенную работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченную по отдельному чеку или выделенную в счете гостиницы, не учитывайте в налоговых расходах и облагайте НДФЛ и взносами. НДС к вычету не принимайте, даже при наличии счета-фактуры (ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).
Оплату проживания в арендованной квартире учитывайте в налоговых расходах на основании договора аренды и платежных документов, НДФЛ и взносы не начисляйте (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803, ст. ст. 217, 422 НК РФ).
Возмещаемую работнику оплату проживания без подтверждающих документов в расходах учесть нельзя. Страховые взносы надо начислить на всю сумму. А НДФЛ - с суммы, превышающей в день 700 руб. при командировке по РФ и 2 500 руб. при загранкомандировке (ст. 217 НК РФ, Письмо Минтруда от 03.07.2015 N 17-3/В-326).
В бухучете все командировочные расходы - на проезд, проживание, завтрак в гостинице, другое питание и суточные - учитывают одинаково: Д 26 (44) - К 71 (60).
Документы: Письмо Минфина России от 18.11.2021 N 03-01-10/93335, Письмо Минфина России от 26.02.2020 N 03-07-09/13555,
